Zoom社会におけるビジネスマナーとは

仕事論
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Zoomって、オンラインツールの一般名詞化していて、僅か半年で物凄い成長です

それに伴い、Zoomにまつわる「マナー」も徐々に出来上がってきたように感じます

「上司より先に退出してはいけない」的なくだらないルールは糞くらえなのですが、
お互いが快適にコミュニケーションするために必要なポイントを考えてみました

電波の確保

大前提として、電波がいいことは必須です

リアルに置き換えれば、声がよく聞き取れないとか最悪です

Wi-Fiが普及してきましたが、オンラインの普及により、
改めて有線接続の安定性が評価されているように感じています

ツールに慣れておく

ツールの使い方が分からず、戸惑うと、他の参加者に大きな迷惑をかけます

「音が聞こえません!」「あれカメラが映らないんですけど・・・」

リアルだとフォローしやすくても、
リモートだと、フォローしようにも状況が分からなくて更に混乱します

Zoomもテストリンクを用意してくれているので、
こちらで事前に使い方は予習しておきましょう

Video Conferencing, Web Conferencing, Webinars, Screen Sharing
Zoom is the leader in modern enterprise video communications, with an easy, reliable cloud platform for video and audio conferencing, chat, and webinars across ...

ミュートの活用

電波が悪く音声が届かないのもストレスになりますが、
雑音がたくさん入ってしまうのも大きなストレスになります

特に、大人数の時にどこからともなく、雑音が入っている状態は、
ミュートにするにしても探すのも大変です

ミュートを自分から活用しましょう

ちなみに、スペースキー押しながら話すと
一時的にミュートを解除して話すことができます

リアクションを取る

リアルの場の傾聴は、相手の目を見て、しっかり話を聴くことですが、
オンラインでの傾聴において、リアクションは欠かせません

基本目が合わないのが、オンラインでもあるため、
オーバーにうなづいたり、ハンドサイン等で相手とコミュニケーションを取りましょう

目が合っているように感じた時、
相手はあなたではなく、カメラを見ているので要注意です

かぶせにいかない

もう1つ、これはリアルでも大事なことですが、
傾聴でより大事になるのが、相手の話にかぶせにいかないということです

リアルなら空気を読んでカットインできたとしても、
オンラインだとお見合いが続いたり、かぶさりが続いたりしてしまいます

間も大事にしながらコミュニケーションをしましょう

話を振るときは名指しで指名する

「みんなどう思う?」「誰か意見ある人?」

リアルの場だと空気感があって、
「じゃ、じゃぁ!」みたいな、流れで誰か発言がはじまります

でも、オンラインだと、突然、複数人が話し始めて混乱したり、
一方、皆、顔を見合わせてしまって沈黙が続く、なんてことが起きます

「川村さんはどう思う?」と直接名指ししたり、
「意見ある人手をあげて!」と仕切ったうえで「じゃぁ河野さん」 とか振ることで、
参加者が戸惑いなく、快適に、場が進行していきます

空気を読むのが難しいだけに、ボールを丁寧に渡す必要があります

シェアする資料の文字の大きさへの配慮

文字におけるコミュニケーションにも配慮が必要です

自分は大画面で資料を共有していても、相手は携帯で参加している可能性もあります

資料を共有する際は
相手がどういう状況で見ているかに配慮してコミュニケーションを取りましょう

元々の資料の文字の大きさに配慮しておくことも必要です

5分前終了

5分前集合が、これまでのマナーでしたが、
コロナに入って時間通り終えることの重要性が増しました

移動時間を加味せず次の予定をオンラインで設定していることも多いため、
時間ピッタリより、少し早く切り上げてあげることで、
ソワソワせず集中した状態でミーティングを終えることができます


いかがでしたでしょうか

結局、マナーとは相手への配慮だと思います

変な「マナー」が当然のルールのようにならないといいなぁと思いつつ、
ツールとも上手に付き合っていきたいと思います

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